Miten kehittyä palautteen antamisessa ja suoraan puhumisessa?

Asiakkaan kanssa tuli puhetta kielteiseksi koetun palautteen annosta ja sen vaikeudesta. Siihen liittyi monenlaisia epämukavia tunteita. Olisi viisasta puuttua tilanteeseen, mutta toista ei halua loukata. Myös omat tilanteesta nousevat tunteet arveluttavat. Miten pysytellä vakaana ja rauhallisena.

Pohdimme teemaa eri näkökulmista. Oli onnistuneita tilanteita, kun puuttuminen ja palaute oli johtanut hyvään. Ja joku ei niin onnistunut case. Omat epämukavaksi koetut tunteet viestivät muun muassa epävarmuudesta, ärtymyksestä, vastahakoisuudesta, pelosta ja rohkeuden tarpeesta. Oli huolta, miten toinen reagoi. Tunteiden tunnistaminen auttoi jäsentämään tilannetta ja teki näkyväksi omaa toimintamallia.

Mitä viisauden näkökulma sanoo? Viivyttely ei auta tilannetta ja omien sekä toisten tunteiden sietämistä voi harjoitella. Kaikkia tunteita ei kannata kuunnella. Senkin myöntäminen auttaa, että tämä ei ole helppoa. Entä millaista palautetta itse haluaisi: suoraa ja rakentavaa, oli vastaus.

 Unohdamme, että ihminen kaipaa palautetta

Nicole Abi-Esberi ym. (2021: ”Just Letting You Know…”) nostaa esille, miten palautteen antaja aliarvioi helposti sen, kuinka paljon ihmiset haluavat saada rakentavaa palautetta. Tutkimuksessa monet kaipasivat tai olivat kiinnostuneita saamaan palautetta. Hyödyllinen interventio oli kuvitella itsensä palautteen saajan kenkiin, ja kuvitella minkä verran itse haluaisi saada palautetta vastaavanlaisessa tilanteessa. 

Olen toisinaan kysynyt valmennuksissa tai työnohjauksissa miten ja millaista (myönteistä tai kielteistä) palautetta ihmiset haluaisivat saada. Vastaukset vaihtelevat. Joku haluaa suoraa puhumista, toinen vähän pehmeämpää palautetta. Ylipäätään on ollut hyödyllistä kuulla työkaverin toiveet palautteen antamisen tavoista. Siihen ei ole tarvittu persoonallisuustestejä vaan uteliasta mieltä ja avointa keskustelua.

Tunnerohkeus on taitoa

Sopivasti olen samalla lukenut Helena Åhmanin uusinta kirjaa Tunnerohkeus -Suoraan puhumisen ja vastarinnan kohtaamisen taito (2024). Lämmin suositus kirjasta. Tunnerohkeus on kykyä ja uskallusta tuntea omia ja toisten tunteita ja säädellä niitä. Se on taitoa kohdata erilaisia näkökulmia ja käydä vaikeita keskusteluja harkinta- ja päätöskyky säilyttäen.

Käytännön vinkit ja työkalut voivat auttaa: mitä voi tehdä ja sanoa erityisesti hankalissa hetkissä. Åhman korostaa, että tarvitaan taitoa muodostaa tilannekuva ja kykyä ottaa asiat vastaan sellaisena kuin ne ovat. Rohkeutta rajata, pysähtyä tai peruuttaa, rohkeutta kohdata vastarintaa. Ei-sana voi olla neuvottelun alku. Toisia ei kannata ajaa liian ahtaalle, siis hellittämistä puskemisen sijaan. Repivä vastakkainasettelu on harvoin kenenkään etu. Jos sitä pelätään, samanmielisyydestä voi tulla suojakeino välttää konflikteja.  

 Miten paljon teillä siedetään erilaisia mielipiteitä?

Itselle ja muille on hyödyllistä avata sitä, millaista on vastaanottavainen kieli ja vuorovaikutus. Miten (työ)kulttuuri tukee sitä? Siihen kuuluu pohdinta, miten vastakkaisista mielipiteistä keskustellaan ja miten arvioidaan erilaisia näkemyksiä. Kuinka paljon on uskallusta puhua suoraan tai mitä sillä edes tarkoitetaan? Yksi nauttii väittelystä, toinen kokee sen uhkana.

Mitä voi oppia niiltä, jotka ajattelevat eri tavalla? Toisen näkökulman tutkimiseen auttaa kuuntelun ja kysymisen taito. Aina voi pyytää: ”kerro lisää tuosta”. Muistan, kuinka eräs johtaja nimesi tärkeimmäksi taidokseen uteliaisuuden erityisesti silloin, kun ei jaksaisi enää olla kiinnostunut: ”viritän mieltäni säännöllisesti kohti uusia näkökulmia”.

Pitäisikö tai voisinko?

Jos pelkää, että muut käyttävät tietoa tai tilannetta hyväksi, ei uskalla olla avoin ja haavoittuvainen, väistelee tilannetta. Helposti unohtuu, että se mikä on aluksi outoa, muuttuu toistojen myötä tutuksi, hyvässä ja pahassa. Asioista voi vaieta tai kokeilla rakentavaa suoraa puhumista.

Omien tapojen tiedostaminen ja näkökyvyn laventaminen on jatkuvaa harjoittelua. Joskus jo yhden sanan muuttaminen vie tilannetta uuteen suuntaan. Harvardin tutkimuksessa sana ”pitäisikö minun” muutettiin muotoon ”voisinko”.  On helppo päätellä, että jälkimmäinen kasvatti vaihtoehtojen määrää.

 ole kanssasäätelijä

Työkaluista ei ole hyötyä, jos ei malta olla läsnä itselle ja muille. Vaativat keskustelut tarvitsevat tuekseen olotilan säätelyä, taitoa vakauttaa kehoa ja mieltä. Syvä uloshengitys on nopea keino viestiä keholle, että kaikki on hyvin. Myös oma lempeä kosketus voi rauhoittaa hermostoa.

Tiukoissa tilanteissa voi toimii kanssasäätelijänä. Oma olemisen tapa palautuu vuorovaikutukseen - miten on tilanteessa, kohtaa muita, millaisia tunteita tunnistaa.

Kulttuuri ohjaa puolestaan siihen, millaisia tunteita sallitaan ja miten niitä vastaanotetaan. Niitäkin tilanteita on, kun ihminen huokaa, että työpaikan etikettiin eivät kuulu ilon tai riemun tunteet.

Aina voi palata siihen, luoko vuorovaikutus yhteyttä

Yhteyden rakentaminen on johtotähti, joka ohjaa kohti toisia. Siihen voi aina palata. Voi kysyä itseltä: luonko yhteyttä juuri nyt? Empatia ja myötätunto ovat osa tätä. Miten voin olla läsnä nykyhetkessä ja sydän avoinna? Huomaanko nostaa katseeni ja todella nähdä toisen ihmisen.

Myötätunto vähentää omaan napaan katsomista ja muistuttaa yhteisestä ihmisyydestä, kukaan ei ole täydellinen, mutta meissä jokaisessa on myös hyvää. Arvostuksen ja myötätunnon merkit poimintaan pienistä eleistä, sanoista ja teoista.

Yritysjohtaja Richard Branson muistuttaa, että to do -listan pariksi tarvitaan to-be -listaa. Ihmiset aistivat, oletko sitä, miltä näytät. Millainen on sinun to-be -listasi?  

Kirjoittaja: Mari Juote, ratkaisukeskeinen työnohjaaja ja valmentaja, kognitiivinen lyhytterapeutti, läsnäolo- ja myötätuntotaitojen kouluttaja-ohjaaja.

Lähteet:

Abi-Esber N, Abel JE, Schroeder J, ym. (2022). "Just letting you know … " Underestimating others' desire for constructive feedback. J Pers Soc Psychol. 2022 Dec;123(6):1362-1385.

Åhman Helena (2024). Tunnerohkeus. Suoraan puhumisen ja vastarinnan kohtaamisen taito, Otava.